Temel Fark: Basılı kopya, kağıda basılı bir dijital belge dosyasına atıfta bulunurken, yumuşak kopya, kişisel bilgisayarlar, kalem sürücüler, DVD'ler, vb. Gibi herhangi bir dijital biçimde bulunan baskısız bir elektronik belge dosyasıdır.
Veri ve bilgi çalışma ve bilgi alanlarında çok önemlidir. Çoğu zaman, bilgilerin veya verilerin paylaşılması veya dağıtılması gerekir. Çoğu zaman, bilgi nihai hedefine ulaşmadan önce çeşitli kanallardan geçer. Bilgiyi aktarmanın çeşitli biçimleri vardır. Elektronik dünyasında, bilgi alışverişi, basılı kopya ve basılı kopya yardımı ile hızlı bir şekilde gerçekleşebilir. Birçok insan bu ikisi arasında kafa karıştırır. İkisi de birbirinden farklı.
Öte yandan, bir yazılım kopyası hafızada saklanır ve ekranda gösterilerek okunur. Dosya bellekte saklandığından,
Dokunamadığınız ve ekranda okumanız gerektiği için yumuşak bir kopya olarak adlandırılır. Bilgisayar kapanırsa, okuyamazsınız. Elektronik bir kopyayı saklamak ve görüntülemek için bazı özel yazılım türleri gerekir. Aynı dosya bilgisayara bağlı bir elektronik yazıcı kullanılarak basılabilir. Belgenin basılı kopyası şimdi basılı bir kopya olarak anılmaktadır. Bu nedenle, basılı bir kopya, yumuşak bir kopyadan önce gelir.
Basılı ve yumuşak kopya arasındaki temel fark, basılı kopyadan farklı olarak, yumuşak kopyanın her zaman okunması ve görüntülenmesi için elektronik bir ortam gerektirmesidir. Verileri bir kalem sürücüye sahip olsanız bile, bir bilgisayar veya başka bir uyumlu ekran ortamı kullanılarak görüntülenmesi gerekir. Her ikisinin de kendi avantajları ve dezavantajları vardır. Basılı kopya anında kullanılabilir, ancak yumuşak kopya yalnızca elektronik bir ekran cihazı yardımıyla okunabilir. Üzerinde yapılabilecek kolay değişiklikler için yumuşak bir kopya tercih edilir. Ancak, hangi sert veya yumuşak kopyaların üretilebileceğine bağlı olarak belirli gereksinimlere bağlıdır.